Leistungen im Detail – Konkrete Beispiele aus der Praxis
Digitalisierung
Ein Beispiel aus der Praxis: die DATEV-Produktfamilie für die digitale Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Steuerberater. Klicken Sie auf einen Baustein, um mehr zu erfahren.
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist eine cloudbasierte Plattform für den digitalen Austausch kaufmännischer Unterlagen zwischen Unternehmen und Steuerberater. Belege, Bankdaten und weitere buchhaltungsrelevante Informationen werden zentral im deutschen DATEV-Rechenzentrum abgelegt und stehen beiden Seiten jederzeit zur Verfügung – anstelle verstreuter E-Mails, Papierbelege und Ordner. Zugleich bildet die Plattform den Grundbaustein, auf dem zahlreiche weitere DATEV-Zusatzanwendungen aufsetzen – von der Rechnungsstellung bis zur Personalverwaltung.
Belegarchivierung und Belegerfassung
Rechnungen, Quittungen und sonstige Belege lassen sich per Upload, Scan, mobiler App oder E-Mail direkt einreichen. Inhalte werden automatisiert erfasst, die Ablage erfolgt laut DATEV revisionssicher nach den Anforderungen der GoBD. Auch elektronische Rechnungen können über das System empfangen und weiterverarbeitet werden.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Da Unternehmen und Steuerberater auf denselben Datenbestand zugreifen, entfällt der klassische Versand von Unterlagen per Post oder E-Mail-Anhang. Rückfragen lassen sich direkt im System klären, Buchungen und Auswertungen stehen zeitnah zur Verfügung, statt erst zum Monats- oder Quartalsende zusammengetragen zu werden.
Bankdaten, Kassenbuch und Rechnungsstellung
Bankkonten lassen sich anbinden, sodass Kontoumsätze automatisch abgeglichen werden können. Ein elektronisches Kassenbuch unterstützt bei der ordnungsgemäßen Kassenführung. Über ergänzende Module lassen sich zudem Angebote und Rechnungen direkt aus dem System heraus erstellen und versenden.
Personal und Lohn
Für den Bereich Personal stehen ergänzende Module zur Verfügung, etwa zur Erfassung von Mitarbeiterstammdaten, zur Übermittlung monatlicher Lohndaten oder zur Führung einer digitalen Personalakte. Auch hier profitieren Unternehmen und Steuerberater von einem gemeinsamen, aktuellen Datenstand.
Digitale Auswertung der Buchhaltung
Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Kontoblätter sowie Debitoren- und Kreditorenlisten stehen digital und zeitnah zur Verfügung. Damit lässt sich die wirtschaftliche Lage eines Unternehmens bereits unterjährig einschätzen, statt erst mit dem Jahresabschluss einen vollständigen Überblick zu erhalten.
Bedeutung für digitale Prozesse im Unternehmen
DATEV Unternehmen online bildet für viele Unternehmen einen zentralen Baustein auf dem Weg zu einer digitalen Buchhaltung: Belege müssen nicht mehr gesammelt und physisch übergeben werden, Auswertungen liegen aktueller vor, und die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird strukturierter und nachvollziehbarer. Für Unternehmen, die ihre kaufmännischen Abläufe schrittweise digitalisieren möchten, ist die Plattform damit häufig ein naheliegender Ausgangspunkt.
Was ist DATEV Auftragswesen next?
DATEV Auftragswesen next ist eine cloudbasierte Anwendung zur digitalen Erstellung und Verwaltung von Verkaufsbelegen – vom ersten Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Als Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online setzt es auf demselben Grundbaustein auf, der bereits für die zentrale Belegablage und den Austausch mit dem Steuerberater genutzt wird.
Angebote, Rechnungen und weitere Belegtypen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Anzahlungsrechnungen, Lieferscheine, Rechnungen, Rechnungskorrekturen und kaufmännische Gutschriften lassen sich direkt im System erstellen. Ein Beleg kann dabei automatisch in einen Folgebeleg überführt werden – aus einem Lieferschein wird so mit wenigen Klicks eine Rechnung, ohne Daten erneut zu erfassen.
E-Rechnung nach gesetzlichem Standard
Rechnungen lassen sich im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und versenden – den gängigen, gesetzlich anerkannten Formaten für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Damit lässt sich die E-Rechnungspflicht direkt aus der Rechnungsschreibung heraus abdecken, statt sie über einen separaten Zwischenschritt zu lösen.
Individuelle Gestaltung
Verkaufsbelege lassen sich mit eigenem Briefpapier und Logo versehen, sodass Angebote und Rechnungen im gewohnten Erscheinungsbild des Unternehmens erstellt werden. Die Bearbeitung ist browserbasiert möglich – ortsunabhängig, etwa auch vom Tablet aus.
Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen online
Da Auftragswesen next auf DATEV Unternehmen online aufsetzt, werden erstellte Belege laut DATEV automatisch nach den Anforderungen der GoBD archiviert und stehen dort für die weitere Bearbeitung und für den Steuerberater zur Verfügung. Ein separater Export oder manueller Upload entfällt.
Bedeutung für digitale Prozesse im Unternehmen
Mit DATEV Auftragswesen next lässt sich die Rechnungsstellung durchgängig digital abbilden: weniger manuelle Erfassung, weniger Fehlerquellen zwischen Angebot und Rechnung und eine Belegablage, die ohne zusätzlichen Aufwand direkt in die Buchhaltung einfließt. Für Unternehmen, die DATEV Unternehmen online bereits nutzen, ist es damit ein naheliegender nächster Schritt auf dem Weg zu digitalen kaufmännischen Prozessen.
Was ist DATEV Kassenbuch online?
DATEV Kassenbuch online ist eine cloudbasierte Anwendung zur digitalen Erfassung und Führung eines Kassenbuchs. Als Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online dient es der strukturierten, ordnungsgemäßen Dokumentation von Bargeldbewegungen – für buchführungspflichtige Unternehmen ebenso wie für viele Betriebe mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
Bargeldbewegungen digital erfassen
Kassenbelege lassen sich per Drag-and-Drop hochladen oder aus dem Beleg-Upload übernehmen, Beträge, Belegnummern und Daten werden automatisiert per Texterkennung ausgelesen. Einnahmen und Ausgaben können so tagesaktuell erfasst werden, ohne jeden Beleg manuell in eine Tabelle einzutragen.
Mehrere Kassen im Blick
Unternehmen mit mehreren Standorten oder Kassen können diese getrennt im System anlegen und verwalten. Jede Kasse wird eigenständig geführt, bleibt aber zentral einsehbar – auch für den Steuerberater.
Plausibilitätsprüfung und Festschreibung
Eingaben werden laufend auf Plausibilität geprüft: Das System kontrolliert die chronologische Reihenfolge der Buchungen und warnt bei einem rechnerisch negativen Kassenbestand, der nach den GoBD nicht zulässig ist. Nach Abschluss eines Tages werden die Kassenbewegungen festgeschrieben und damit unveränderbar dokumentiert – inklusive Belegbildern im Archiv.
Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen online
Da das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online eingebettet ist, stehen festgeschriebene Kassendaten dort automatisch für die weitere Bearbeitung und den Steuerberater zur Verfügung. Ein gesonderter Export oder manueller Datenaustausch entfällt.
Bedeutung für digitale Prozesse im Unternehmen
Mit DATEV Kassenbuch online lässt sich die Kassenführung von der papier- oder Excel-basierten Erfassung auf einen durchgängig digitalen, geprüften Prozess umstellen. Das reduziert Fehlerquellen, schafft eine belastbare Grundlage für Betriebsprüfungen und sorgt dafür, dass Bargeschäfte ohne zusätzlichen Aufwand direkt in die Buchhaltung einfließen.
Sie oder Ihr Steuerberater arbeiten bereits mit DATEV und möchten die Zusammenarbeit weiter optimieren? Kontakt aufnehmen
Automatisierung
Der Austausch von Belegen und Rechnungen zwischen Unternehmen und Buchhaltung erfordert klassischerweise manuelles Zutun: Digitale Belege müssen heruntergeladen und über ein Webportal hochgeladen werden, Rechnungen aus Online-Portalen einzeln abgerufen und an die richtige Stelle weitergeleitet werden. Zwei unterschiedliche Automatisierungsansätze setzen genau hier an – die automatisierte Weitergabe digitaler Belege direkt aus dem gewohnten Mail-Workflow heraus und der automatisierte Abruf von Rechnungen, die bereits in Online-Portalen bereitliegen. Die folgenden zwei Beispiele zeigen, wie das in der Praxis aussieht.
Was ist DATEV Upload Mail?
DATEV Upload Mail ist eine Funktion innerhalb von DATEV Unternehmen online, mit der sich digitale Belege direkt per E-Mail an eine persönliche DATEV-Zieladresse senden lassen – ohne den Umweg über das manuelle Hochladen im Webportal.
Einrichtung in wenigen Schritten
Die Einrichtung erfolgt über den Bereich Belege → Einstellungen → Upload Mail und dauert nur wenige Minuten: Die Absenderadresse wird registriert, ein Bestätigungslink verifiziert – gegebenenfalls über DATEV SmartLogin – und anschließend eine persönliche DATEV-Zieladresse bereitgestellt, die als Kontakt gespeichert werden kann. Bei Bedarf lassen sich mehrere Absenderadressen hinterlegen, etwa für verschiedene Mitarbeiter.
Automatisierte Weitergabe digitaler Belege
Nach der Einrichtung genügt es, einen Beleg als Anhang an die persönliche DATEV-Adresse zu senden – etwa eine Eingangsrechnung, die ohnehin per E-Mail eintrifft, lässt sich direkt aus dem Mailprogramm weiterleiten, ohne sie zuvor herunterzuladen und gesondert hochzuladen. Unterstützt werden PDF- und TIF-Dateien bis 20 MB, bis zu 50 Dokumente pro E-Mail. Optional lassen sich Belegart vorab festlegen und Benachrichtigungen auf Fehlerfälle beschränken.
Zusammenspiel mit DATEV Unternehmen online
Per Mail gesendete Belege werden automatisch importiert und stehen im Beleg-Upload-Bereich für die weitere Bearbeitung bereit – für das Unternehmen ebenso wie für den Steuerberater. Ein gesonderter manueller Übertragungsschritt entfällt damit vollständig. Die Originaldokumente sind unabhängig davon weiterhin gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorzuhalten.
Bedeutung für digitale Prozesse im Unternehmen
Mit DATEV Upload Mail lässt sich der Versand digitaler Belege in den ohnehin genutzten Mail-Workflow integrieren. Rechnungen und andere Dokumente, die per E-Mail eingehen, können direkt weitergeleitet werden, statt sie erst herunterzuladen und über ein separates Portal hochzuladen. Das reduziert Medienbrüche und beschleunigt die Bereitstellung digitaler Belege für die Buchhaltung.
Was ist invoicefetcher?
invoicefetcher ist eine Softwarelösung des gleichnamigen deutschen Anbieters mit Sitz in Schönefeld (Brandenburg), die sich auf den automatisierten Abruf von Rechnungen und Belegen aus Online-Portalen spezialisiert hat. Statt sich bei jedem Anbieter einzeln einzuloggen und Dokumente manuell herunterzuladen, übernimmt die Software diesen Vorgang regelmäßig und eigenständig.
Automatisierter Abruf aus über 500 Portalen
Nach einmaliger Hinterlegung der Zugangsdaten ruft invoicefetcher Rechnungen selbstständig aus den verbundenen Online-Portalen ab – laut Anbieter aus mehr als 500 Plattformen, darunter Marktplätze wie Amazon, OTTO oder Kaufland, Zahlungsanbieter wie PayPal oder American Express, Telekommunikationsanbieter wie Vodafone oder 1&1 sowie Logistikdienstleister wie DHL oder Deutsche Post. Die abgerufenen Dokumente werden strukturiert aufbereitet und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt.
Weiterleitung in die Buchhaltung
Der eigentliche Nutzen entsteht durch die automatisierte Weitergabe: Die abgerufenen Rechnungen werden direkt an die Buchhaltung übergeben, wahlweise als Zulieferer digitaler Eingangs- und Ausgangsrechnungen an DATEV Unternehmen online, per E-Mail-Export oder über eine Cloud-Speicher-Anbindung. Ein manueller Download samt anschließendem Versand oder Hochladen einzelner Belege entfällt damit für die angebundenen Portale vollständig. Für Unternehmen, die bereits mit DATEV arbeiten, lässt sich der automatisierte Rechnungsabruf damit unmittelbar in die bestehende Buchhaltungsumgebung einbinden.
Zielgruppen
Genutzt wird invoicefetcher sowohl von Steuerberatern als auch von Unternehmen unterschiedlichster Branchen – etwa Handel, IT, Gesundheitswesen oder Logistik – sowie von Privatpersonen, die wiederkehrend Rechnungen aus mehreren Online-Portalen zusammenführen möchten.
Bedeutung für digitale Prozesse im Unternehmen
Mit invoicefetcher entfällt das wiederkehrende, einzelne Einloggen bei jedem Anbieterportal, das Suchen nach neuen Rechnungen und deren manuelle Weiterleitung. Belege stehen stattdessen zeitnah, vollständig und in einheitlicher Form für die Buchhaltung zur Verfügung – eine wichtige Voraussetzung dafür, dass auch Rechnungen, die ausschließlich in Online-Portalen bereitgestellt werden, zuverlässig und ohne Lücken in die Buchführung einfließen.
DATEV Upload Mail und invoicefetcher setzen an unterschiedlichen Stellen im Belegwesen an – DATEV Upload Mail am ohnehin genutzten E-Mail-Postfach, invoicefetcher an den digitalen Portalen zahlreicher Online-Anbieter. Gemeinsam ist beiden Lösungen, dass sie den manuellen Zwischenschritt zwischen digitalem Beleg und Buchhaltung durch Automatisierung ersetzen und damit die Datengrundlage für die Buchführung schneller, vollständiger und weniger fehleranfällig machen.
Sie möchten den Beleg- und Rechnungsabruf in Ihrem Unternehmen automatisieren und wiederkehrende manuelle Schritte einsparen? Kontakt aufnehmen
Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz hat sich in kurzer Zeit von einer Zukunftsvision zu einem praktischen Werkzeug für den Unternehmensalltag entwickelt. Der größte Nutzen liegt dabei selten in einer einzelnen spektakulären Anwendung, sondern in der Vielzahl kleinerer, wiederkehrender Aufgaben, die KI zuverlässig übernehmen oder erheblich vereinfachen kann. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen, in denen Mitarbeitende häufig mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig abdecken, entsteht dadurch spürbar mehr Zeit für die eigentlichen unternehmerischen Kernaufgaben.
In Marketing und Vertrieb übernimmt KI zunehmend die zeitaufwendige Vorarbeit für Inhalte und Ansprache: Erste Textentwürfe für Newsletter, Social-Media-Beiträge, Produktbeschreibungen sowie Kontaktaufnahmen und Folge-E-Mails entstehen automatisiert und dienen als Grundlage für die weitere Ausarbeitung. Für den Versand von Werbe-E-Mails bleibt dabei die vorherige Einwilligung der Empfänger Voraussetzung. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Kunden- und Verkaufsgespräch, während Routineaufgaben im Hintergrund erledigt werden.
Auch die Erstellung und Pflege einer Website wird durch KI spürbar einfacher. Erste Textentwürfe für Startseite, Leistungsbeschreibungen oder einzelne Unterseiten liefern eine solide Grundlage, auf der aufgebaut werden kann, statt bei einem leeren Dokument zu beginnen. Unterschiedliche Varianten für Aufbau und Navigation lassen sich in kurzer Zeit durchspielen, wodurch Entscheidungen schneller und konkreter getroffen werden können. Für international ausgerichtete Unternehmen beschleunigt KI zudem die Übersetzung von Inhalten in weitere Sprachen. Auch grundlegende Suchmaschinenoptimierung – etwa Meta-Beschreibungen oder Bildbeschreibungen – lässt sich automatisiert und einheitlich umsetzen. Für die eigentliche Markenführung, die Gestaltung der Nutzerführung sowie rechtliche Anforderungen wie den Datenschutz bleibt dennoch menschliche Einschätzung erforderlich – hier unterstützt KI, ersetzt aber keine strategische Entscheidung.
Neben den nach außen gerichteten Bereichen entlastet KI auch die interne Organisation spürbar. Eingehende E-Mails lassen sich automatisch sichten, einordnen und in ihren wesentlichen Punkten zusammenfassen, sodass wichtige Informationen schneller auffindbar sind. Wiederkehrende Anfragen erhalten automatisierte Antwortvorschläge, die nur noch geprüft und versendet werden müssen. Für die Erstellung von Textvorlagen, internen Dokumenten oder Recherchen zu einem Thema liefert KI verlässliche erste Entwürfe, die den Aufwand für Routineaufgaben deutlich reduzieren.
Sie möchten Künstliche Intelligenz gezielt für wiederkehrende Aufgaben in Ihrem Unternehmen einsetzen? Kontakt aufnehmen
Schnittstellen
In einem Unternehmen laufen betriebswirtschaftlich relevante Daten selten an einer einzigen Stelle zusammen: Verkäufe werden im Kassensystem erfasst, Zahlungen bei Zahlungsdienstleistern verbucht, Bestände in der Warenwirtschaft geführt – und die Finanzbuchhaltung läuft meist in einer eigenen Software, oft direkt bei der Steuerkanzlei. Eine Schnittstelle verbindet diese Systeme automatisiert und führt die jeweils relevanten Informationen zusammen, ohne dass sie manuell von einem System ins andere übertragen werden müssen. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Übertragungsfehler und sorgt dafür, dass alle Beteiligten – etwa Unternehmen und Steuerberater – mit denselben, aktuellen Daten arbeiten.
Vom Kassensystem in die Buchhaltung
Ein typisches Beispiel für eine solche Schnittstelle ist die Verbindung zwischen Kassensystem und DATEV: Registrierkassen erfassen täglich zahlreiche Verkaufsvorgänge – Barzahlungen, Kartenzahlungen, unterschiedliche Steuersätze, Retouren. Über eine DATEV-Schnittstelle werden diese Tagesumsätze als fertige Buchungssätze exportiert, die der Steuerberater direkt in seine Kanzleisoftware einlesen kann.
Diese Einstellungen müssen im Kassensystem vorher hinterlegt sein
Damit der Export korrekte Buchungen erzeugt, müssen im Kassensystem vorab mehrere Stammdaten gepflegt werden:
- Erlöskonten je Warengruppe: Jede Produkt- oder Leistungsgruppe (z. B. Speisen und Getränke) muss einem passenden Erlöskonto zugeordnet werden, getrennt nach Steuersatz.
- Kassen- und Gegenkonten: Für jede Zahlungsart (Bar, EC-Karte, Kreditkarte, ggf. Überweisung) ist ein Gegenkonto zu hinterlegen, damit der spätere Kontenabgleich stimmt.
- Steuersätze: Die hinterlegten Umsatzsteuersätze müssen mit den tatsächlich verkauften Leistungen übereinstimmen.
- Optional: Kostenstellen, etwa bei mehreren Filialen oder Fachbereichen.
Welche Konten und Steuersätze im Einzelnen hinterlegt werden, legt Ihr Steuerberater fest. Ich unterstütze bei der technischen Einrichtung im Kassensystem und bei der Abstimmung mit der Kanzlei.
Fehlen diese Zuordnungen oder sind sie falsch gepflegt, entstehen beim Import Fehlbuchungen oder Rückfragen der Kanzlei – die Vorbereitung im Ausgangssystem entscheidet daher maßgeblich über die Qualität des Exports.
Der technische Ablauf des Exports
Auf Basis der Stammdaten und den erfassten Geschäftsvorfällen erstellt das Kassensystem für einen gewählten Zeitraum automatisch eine Datei mit allen relevanten Buchungsdaten. Diese Datei übergibt das Unternehmen an den Steuerberater, der sie direkt in seine Kanzleisoftware einliest – die Umsätze müssen dort nicht manuell abgetippt oder nacherfasst werden.
Da sich Schnittstellen-Details und Bezeichnungen im Kassensystem von Version zu Version ändern können, lohnt sich vor der ersten Nutzung ein Blick ins aktuelle Handbuch oder ein kurzer Austausch mit dem Software-Support.
Bedeutung für den digitalen Buchhaltungsprozess
Richtig eingerichtet, entfällt die manuelle Übertragung von Kassenumsätzen vollständig. Voraussetzung ist eine saubere, einmalige Ersteinrichtung der Stammdaten im Kassensystem – der laufende Export läuft danach weitgehend automatisiert und reduziert Fehlerquellen ebenso wie den Abstimmungsaufwand mit der Steuerkanzlei.
Sie möchten Ihr Kassensystem oder andere Software über eine Schnittstelle an Ihre Buchhaltung anbinden? Kontakt aufnehmen
Genannte Produkt- und Firmennamen (z. B. DATEV, invoicefetcher) sind Marken ihrer jeweiligen Inhaber. besserbuchhalten.de steht in keiner Partnerschaft mit diesen Anbietern. Die Produktbeschreibungen beruhen auf öffentlich verfügbaren Herstellerangaben (Stand: Oktober 2026) und können sich ändern.